参考资料
喵酱的命名规约
17 年底,用 Word 来写需求文档,于是就出现了保存了 N 个 Word 文件的情况,而且我无法快速知道 N 版和 N+1 版区别在哪里。我感到哪里不对,于是问大妈,大妈的回复是:这的确低效,只有中国的公司会这么干。
同时,我也意识到自己在文件管理上面有很大的问题,例如:找文件很慢、相同类型内容没有累积到同一文档,借用Ishanshan博客里的话:
文件命名看似简单,但其实体现你对你的对象在当前体系中的关系/作用的理解,往大了说,命名还直接反映你对整个资源结构的理解。
深感命名困难、文件取用困难,说明对自己的资源不够了解。
例如:我把 17 年的月报(每个月提交一次的)放到同一个文件夹下,可以看到四个问题:
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我每个月对该报告的命名规则都不同,太随意(见蓝区)
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文件不能按照日期排序(见红区)
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文件名过长了(见蓝区)
4.文件存放的目录太深了6层(见绿区),更可怕的是,有些文件我还会放得更深,有的会有10层。
个人化
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如何命名文件是私人的事情,每个人的文件类型不同,所以没有别人的规则可以套用,所以需要自己形成自己的规则。例如:摄影师以照片为主、程序员以程序代码为主、工程师则以图纸为主。而我的文件较多的是报告、技术文档、照片。
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这个规则无法一步到位建立好,需要不停迭代,最终形成自己的系统。
目的
- 管理文件的目的是为了快速找到文件,方式有两种,需要结合使用:
- 搜索:Mac Spotlight, Windows Everything, Lunchy等;全文搜索会比较慢、得到结果多;
- 浏览:先文件夹定位,再浏览文件名称;
同时,还需要有一些注意事项:
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文件夹、文件是以树形结构存在的,同一文件夹下,文件命名要考虑文件展示顺序。
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重搜索:减少文件夹层数。同时文件夹层数少,也会加快搜索速度。建议文件夹层数少于5层。
文件夹
- 基于目前要管理的文件,目前还做不到完全降维,只能尽量减少文件夹的层数。所以,文件夹仍以项目命名。
文件
- 命名规则
分类 | 文件属性缩写 | 文件名称 | 版本 | 文件来源or去向 | 更新日期 |
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报告 | Re | MVLOCAPM | 01 | ToMXG | 180222 |
文件属性缩写规则
Hb - Handbook 操作手册,通常为某一项任务的执行清单
Memo - Meeting Memo 会议记录
Info - Infomation 信息
Ref - Reference 参考(资料)
Tem - Template 模板、表格
Dr - Drawing 图纸
Re - Report 报告
Qu - Quotation 报价
Co - Contract 合同
Po - PO 订单
Not - Notes 笔记
Rec - Record 历史记录
文件名称规则
- 用英语,简要说明该文件内容;
- 不要用中文、拼音;
- 帕斯卡命名法(大驼峰式命名法):几个单词链接在一起,中间不加空格、符号(例如:@、#…),每个单词首字母大写。例如:FullYearSaving
- 不要单独使用l(小写L)I(大写i)、O(大写o)命名,容易与数字无法区分;
- 命名尽量选用基本层次范畴词汇,而非下位层次范畴词汇。
- 同一主题内容持续积累到同一指定文档。
版本规则
- 对于一些不存在版本的文件,例如:照片、录音、通知等,可以省略这部分;
- 需要版本信息的文件,编号从 01、02、03…顺序展开;
文件来源or去向规则
- To: 给谁的
- Fr: 谁发来的
- For: 为了什么项目、什么事情
- Rep:Reply 的缩写,某人发来的文件,我修改后回复给他的,例如:公司统计服装号码
更新日期
- 日期使用 6 位数字标注,默认忽略年份前两位以减少字符,比如 151203(2015 年 12 月 3 日)
文件夹+文件命名 举例
非项目报价
- 保存地点:OneDrive/Quotation/用于存放当年报价,因为以今年2018年为例,如果创建Quotation/18的文件夹,无形中增加了一次打开18文件夹的动作。历史报价则保存至相应文件夹,例如17年报价在OneDrive/Quotation/17。
- 其中年份指的是费用归属年份,不是收到报价或实际发生年份。
- 因报价单独存放在Quotation这样的文件夹中,该文件夹用于存放所有非项目的报价,例如:试验费、工装等。报价、年份信息在文件夹中已确定,且在预览时希望按照供应商顺序来看,所以:
总则 | 文件属性 | 文件名称 | 版本 | 文件来源or去向or作者 | 更新日期 |
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报价文件命名示例 | Qu | FixMagneticJig | 01 | FrTYQ | 171229 |
报价文件命名解释 | Qu=报价 | FixMagneticJig=修理铁芯检具,说明报价的内容 | 01=对于该业务第一次报价,可以不写 | FrTYQ=未经采购的询价,报价人是供应商的谭羽强 | 171229=从邮件里保存下来的日期 |
- 更新日期:收到报价或供应商报价日期或保存日期,6位,例如:180207
表格模板
- 保存地点:OneDrive/Template/
总则 | 文件属性 | 文件名称 | 版本 | 文件来源or去向or作者 | 更新日期 |
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表格模板文件命名示例 | Tem | SESingleSource | 01 | FrZL | 180122 |
表格模板文件命名解释 | Tem=Template | SESingleSource=适用于SE施耐德全部公司,唯一供应商的申请 | 01=版本 | FrZL=从祝露处得来的文件 | 180122=从邮件里保存下来的日期 |
- 文件名称:适用范围+文件名称
图纸类:
分类 | 文件属性 | 文件名称 | 版本 | 文件来源or去向 | 更新日期 |
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图纸 | Dr | 51007339F0 | 01 | ToSiRui | 180222 |
- 文件名称=零件号
- 如果是单张PDF图纸,那么版本号指的是02图纸版本。有的时候图纸是以文件资料包的形式出现的,所以这个规则也可以命名这个文件夹。此时版本号就是part号的版本。
照片 音频 视频
- 暂时以拍摄日期归档,2017年一个文件夹,2018年一个文件夹。因为照片也是我数量多的一类文件,如何批量命名、如何保存、自动备份,是另外一个大的话题,暂时开放在这里。目前倾向使用 Google 等存储空间,待挖掘。
- 如果音频、视频是某次会议的记录等,遵从会议记录的命名方式,以 Memo 开头。
中文书写规约
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中英文之间需要增加空格。
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数字与单位之间增加空格,例外,度(°)和百分比(%)与数字之间不需要增加空格。
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不重复使用标点符号,例如错误用法:你好!!!
CHANGE LOG
- 添加文件属性:Not - Notes笔记 180223
- 更新写这篇文章的起因 180226
- 参考资料添加链接 180228