专业主义,从备忘录开始

心智工具箱 2018-05-10

作者 阳志平

近期安人心智团队中的两位新晋领导者碰到带人困惑,私聊支招。提醒她们,在带人时要学会睁一只眼闭一只眼。团队新人的很多问题,都可以忽略不计,但一定要协助对方养成好的工作习惯。在新人刚入职的前三个月,习惯重于一切。在安人心智,习惯是自动化的原则;习惯是内隐的行为指南;习惯是外显的文化传承。那么,什么习惯最重要?我在年初整理了一份安人习惯清单,涉及五大类习惯二十条原则。计划陆续将其整理成一份详细的「习惯」手册。今天说说其中的备忘录这一条。

备忘录示例

我带新人,在第一周到第四周以内,会让该同事连续写1到10份备忘录。很快可以看出对方的职业素养。职业素养好的同事,写的备忘录清晰易懂;职业素养不好的同事,要么忘记写备忘录,要么写的备忘录不忍卒读。

我们先看两份差的备忘录。第一份是在团队中短暂实习过的某位新手写的。这是她发给我与合作方的邮件,如下:

那么,她在这份 Word 文档中是如何写的呢?我们截取前半部分:

这份备忘录有什么问题? 第一,把备忘录当合同;第二,发给对方的备忘录使用 Word 格式而非 PDF 格式;第三,添加了备忘录附件,但没有在邮件正文中加以说明;第四,还有一个大问题是对敏感内容「钱数」没有做铺垫说明。

这是一份典型的新手备忘录。不仅格式问题诸多,还没有促进商业目标达成。时隔1周后,这位新手才将备忘录发给合作方。时隔2周后,合作方仍然不同意这个2万元的会议款项。导致我不得不在大会即将开始之前,从开智社群众筹2万元

再看另一份新手备忘录。这是四年前,某新同事入职不久,跟我参加会议回来后写的备忘录。为了说明问题,我将该备忘录去掉隐私信息,全文摘录如下:

这份备忘录比第一份好很多了。但依然有诸多问题:1)角色不清晰。读者不清楚哪些是阳志平老师发言;哪些是会议嘉宾发言。2)缺乏信息的背景资料,比如我提及的各项幸福相关的研究;3)重要信息表达模糊,如快递图书;4)没有清晰地记录与会嘉宾的观点;5)仍然没有看到下一步行动指南以及涉及的相关人事。

我们再看看该备忘录修改后的呈现方式。这是我发给时老师的邮件:

修改后的备忘录全文如下,我将修改之处刻意标红,以供读者参考:

看了两份比较差的新手备忘录。我们再看一份写得好的备忘录。

我们再来看另一份写得好的备忘录。

这份备忘录是我的现任助手入职不久后写的,遵循了安人心智内部的备忘录框架。

好的备忘录,坏的备忘录

好了,我们看了两份不够好的备忘录;也看了两份好的备忘录。那么,好的备忘录是什么?好的备忘录:

1)是与同事、第三方沟通的记录,以备事后复盘
2)是对未来即将开展的工作的提前预判与整体统筹
3)是对相关同事的提醒;
4)是用逻辑说服对方

坏的备忘录则是:

1)Word 形式写的合同;
2)感想与心得记录;
3)单方记录自己方的感受,忘记记录参会嘉宾、与会者等。

简而言之,好的备忘录是帮助我们与同事、第三方建立共识。坏的备忘录更多沉醉在己方世界中,谈感想,同时对敏感问题没有铺垫,没有考虑到看备忘录的人的身份。

怎样写出好的备忘录?

那么,怎么写出好的备忘录?我示范的第二份好的备忘录的信息结构其实非常清晰了。总的来说,一份好的备忘录由以下部分构成:

  • 标题

  • 摘要

  • 信息点

  • 行动点

  • 疑问点

我们可以用英文来描述好的备忘录的信息结构。Title、Abstract、Info、Action、Question。我将其命名为备忘录的「TAI-AQ」结构。团队内部开玩笑,称之为「太阿Q」结构。有的可以省略,有的可以展开,但大体而言,一份好的备忘录均会包括上述结构的多数要素。

标题

先看一下标题。标题最重要的写法是,要描述清晰,是团队内部会议还是团队外部会议;是例行的周会/月会/季会,还是非常规的讨论会?是事先准备的会议还是临时召开的会议?下面是好的标题示例,也包括了备忘录的常见类别。

第一种,团队内部的例行会议。

  • 季度会议备忘录示范:20151208第二季度爱贝睿团队总结会

  • 周会备忘录示范:20160111周会备忘-视频内容合作安排-年会发言安排

上述标题,简单地说明了会议要点。对于常规会议的备忘,一般是时间在前,按照时间排序容易看懂,也能形成累积效应。

第二种,团队内部的非常规会议。

标题建议写法如下:时间+要点。

例如,命名为:20151026某某某品牌架构思路

第三种,与团队外的合作伙伴的正式会议。

标题建议写法如下,时间+合作方品牌简称+要点

例如,命名为:20151220与社群妈妈见面讨论线下幼儿园开设

第四种,与团队外的合作伙伴的非正式会议。

标题建议写法如下,时间+对方名称+要点。

例如,命名为:20150913与某某某老师会谈要点记录

上述四种会囊括多数备忘录情景。

摘要

接下来,我们说摘要。示范一个摘要格式如下:


这是一个典型的摘要格式。我写这个备忘录是给新同事的沟通纪要,可以帮她快速融入团队。一般来说,摘要包括:

  • 人:有哪些人参加了?

  • 地点:这个会在哪举办的?

  • 摘要:接下来的备忘录,你的二级标题与要呈现的信息要点有哪些?

信息点

再接着说说主体。信息点:这个备忘录的文档更新了什么信息;新增了什么信息?信息点,是写备忘录的关键中的关键。

一般来说,利益冲突较小的备忘录,比如双方都谈完钱了或者这个备忘录没怎么谈钱,那么,写成诸葛亮风格即可,平铺直叙——「臣本布衣,没功劳也有苦劳」。

这种平铺直叙,按照事物发展的时间先后次序来写即可。在每一段,都分别讲清楚相关的人/地点/行动原因。

但是,对于利益冲突极大的备忘录。比如,你要说服对方给你掏千万风险投资。你跟风险投资机构刚刚聊完,然后给对方发个备忘录过去。你再这种诸葛亮写法,是跟自己过不去。那么,此时信息点的写法,要采取情感指数高、说服力强的写法。推荐倒金字塔结构写法——先写出目标:

双方达成共识,某某某公司需要筹集资金数千万。

然后再基于这个事实,去证明为什么某某某公司可以拿到这么多资金。在说服对方的时候,有三个关键技巧。

第一,情感指数。

试看情感指数坏的例子:

我们很高兴的宣布,本实验室的新设施将对外开放,随时准备承接各类脑科学实验。

文中的「我们」、「本实验室的新设施将对外开放」都不是站在读者角度,因此,此句情感指数等于负二。为了提高情感指数,需要修改为:

你将有机会使用某某实验室,来做你的脑科学实验。

第二,FURY原则。

F:熟悉;U:唯一;R: 语义充分;Y: 你。

试看一个不好的例子。

右边的标度盘是用来控制水温的。

符合FURY原则的写法则是:

右边的标度盘控制水温。

第三,导语原则。

为了说服对方成功。正文开头需要导语。比如第一篇坏的备忘录正文没有任何导语,对方领导并不清楚掏那2万的意义何在,最终双方沟通失败。那么,如何写好导语?也有三个小原则,正是认知写作学课上讲过的。

第一个导语原则是最先提及对方原则。我们先看一个坏的写法。

我很高兴地宣布,去年的营业额好过预期。

再看一个好的写法:

非常感谢安人心智各位同事付出的努力,去年的营业额好于预期。

第二个导语原则是时间敏感原则。在每一句、每一段,尽量先写时间词汇。如:现在、今天、最后期限是、1个小时以内、明天见面之前、下周例会。

第三个导语原则是共同利益原则。多强调双方的共同利益。比如之前举例的第二篇坏的备忘录,多强调了安人心智一方,没有强调安人心智给对方带来的共同利益是什么。

行动点

行动点非常好写。不要将行动点放在备忘录的正文中,更不要混入到信息点中。应放到文章末尾。每一条行动点尽量只涉及一个人、一件事情。这样更清晰。同时在行动点中指明相关提供支持的人、交付时间。

疑问点

疑问点是与会者没有达成共识的地方、有待确认的地方。一个常常出现的错误是,开会讨论的时候有一些数据不够确定,但事后写备忘录核实了,应该写到「信息点」里面去,而不是写到「疑问点」。「疑问点」不是拿来写举手之劳就核实清晰的数据,而是写一些有待决策、有待商量的事情。

小结

好的备忘录读起来赏心悦目;好的备忘录更容易获得协作者的认同。专业主义,从入职时写好每一份备忘录开始。

阳志平
2018-05-10

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