怎么写年终总结?

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2 days ago

每年这时候,都有必要写一下年终个人工作总结。

年终总结或工作总结是个挺重要的事。写得好,有助于说明自己的工作绩效,绩效好可以多拿年终奖,还有机会争取晋升。另外,一年下来的个人生活也需要总结,这一年的得失,回顾一下,也是对自己负责

有必要强调的是,年终总结只是「有助于」自己说明工作绩效。在有些公司里,即使你还没做总结,主管可能已经默默地完成了你的绩效评估,但也有的公司不是这样。还有些特殊情况下,你也必须得写,比如,最后一个季度突然换了一位新主管,新官上任,情况不熟悉,两眼一抹黑,对这一年团队成员都做了什么不清楚。这时候,你好好的把自己一整年的工作做个详尽的说明,这是绝对有必要的。即使上一任主管临走的时候也会做评分,但那个多数情况下只是给新主管参考而已。

有一种年终总结叫流水账,一月份做了什么,二月份做了什么,三月份又做了什么项目… 一条条列出来,这样的内容价值不大。作为一个主管,最怕两种总结形式,其中一个就是这样。另一种糟糕的年终总结则有点「禅」,一两句话就说完了。比如「今年按时按量完成了领导交给我的工作任务,明年准备在技术上有所提升」,遇到这样的,还真哭笑不得。

在报告里罗列完成了某项工作是没什么参考作用的,应该说明,你在这项工作里做了什么事,发挥了什么作用,你做的工作产生的价值是什么(如果能写清楚)。比如,同样一件事,你写「对某某业务模块成功的进行了优化」远不如「对某某业务模块成功的进行了优化,通过优化核心代码,性能提升至少 20%,每年可以节省线上 30 台服务器。优化后的模块运行稳定。」

作为员工,很可能你每个季度的 KPI 或工作目标 OKR,已经设定好了。年底的时候,把每个季度的拿出来,看一下完成了多少,有多少是超出预期的。这样的工作总结还算好写,可发挥的空间不多。年底这几天,你不可能突然有如神助似的把全年的目标突击完成。如果都是一些可以量化的指标,可能写起来更轻松。如果不是量化的,就要阐释因为变化带来的绩效影响。某些绩效没完成,问题在哪里,要能说明白。

一般的管理者会要求每个写工作总结的团队成员做个自我评定。比如,团队 10 个人,业界通行的做法,会要求按照 2-7-1 的业绩分布。也就是 2 个人业绩优秀,7 个人符合预期,还有 1 个不合格。

会有人主动给自己评不合格吗?很少。因为,绝大多数人会高估自己。最后报告里的统计结果,很可能是 7 个自评都是优秀,3 个觉得自己合格,没有人认为自己不够好。

一个管理者,每年做绩效评估的时候特别头疼。给谁业绩不合格?很难做。对于自评过高的同事,要降低他的预期。一看工作总结里,把自己夸得天花乱坠,主管这时候就要指出没做好的部分和明显搞砸了的事情。双方要对最后的业绩评定达成一致,这个评定有客观的因素,但几乎是主观的,有的时候甚至不免带着情绪和偏见,甚至暗箱操作。不好搞。但有一点,如果你的总结报告有理有据,令人信服,同事也认可。那么,一般也会被主管认可。

所以,你的总结里,应该对有个自我评价,是符合预期,优秀,还是知道自己的工作缺陷,坦诚的说自己应该改进。应该有和同期的工作基本对比,比如,相对去年,自己哪些地方有提升。应该有下一年的基本目标,比如,新的一年在某项工作技能上有所突破。先列下来。

写完书面总结后,应该可以口头简要的把自己的工作内容说清楚。比如,长者当年自述工作业绩,就说了「三件事」,追加一句「如果说还有一点成绩就是…」毕竟是长者,提纲挈领,有高度,简洁明了。之所以口头要能说清楚,是有时候,你要面对自己的主管甚至更高层级的人,要快速把主要的说出来。

有的团队离开了 PPT 没法儿干活儿,主管甚至要求每个人必须用 PPT 做工作汇报。这时候,除了做 PPT 演示,还应该准备一份文字稿。哪怕到时候你照着稿子念,也会比即兴发挥要稳一些,尤其是涉及数据的时候。

有些技术人写代码没问题,但写文字却写不出来,抓耳挠腮,憋个半死。我的经验是,写不出来的时候,就一句一句写,或是利用碎片时间,一点点记录,像对另外一个人面对面谈话一样,想到的都记录下来,然后逐句修改。不要试图一口气写完之后就发出去,那样的内容一般都会很糟糕。写好之后,别急着发,修改,再修改。在修改的过程中,你会熟知自己这一年「工作的结构」。

所谓「工作的结构」是什么呢,比如你是个程序员,那么,你这一年参与了几个项目?项目里面你做了什么工作?和谁配合的,项目是否有重大故障,是否因为你延期了,还是你挺身而出挽救了项目?比如你是个产品经理,你这一年做了什么产品,这个产品完成了多少功能,投入了多少开发资源,是否按时发布,有哪些创新的地方,有哪个功能对核心业务有贡献。你是个市场人员,今年投入了多少营销成本,做了多少活动,哪些有效哪些无效?谈下来多少大客户,带来了多少回报,可以量化还是胡说?明年如果要做到更好的业绩,该怎么办?

年终总结提交之后,一般都有一次和自己的主管乃至更高管理层面谈的机会。除了得知自己绩效的结果之外(面谈前绩效基本定下来了),要问问自己的不足之处。这是个校正自己的好机会,不应该忽视。我们在工作中,需要一个来自外部的「校正器」。

难免有人还是觉得写了一大堆,不够具体。能否整点可以照着复制的?列个基本结构或许可以是这样: 


第一部分 简述今年的主作重心 

快速回顾今年工作重心,如果有必要,也应该对比去年。

第二部分 都做了哪些具体的事情

事情 1:做到什么样,我的作用,产出了什么,价值是什么… 

事情 2:做到什么样,我的作用,产出了什么,价值是什么… 

事情 3:做到什么样,我的作用,产出了什么,价值是什么… 

事情 4:…

还曾受到同事肯定/客户表扬/用户认可,如果自己觉得好意思,脸上贴点金也无妨,佐证自己工作的成效。

第三部分 问题和遗憾的部分

某个工作目标 :没怎么做好,原因是…尽量客观,理性,尤其注意别推脱责任。

第四部分 自我评定 

自己认为的绩效应该是… 主要理由和原因是…

第五部分 明年的工作计划 

明年,学习管理技能/学习新技术/探索新的业务领域…


当然,以上只是参考。你完全也可以更灵活一些。

有读者或许会说,看了半天,还是觉得复杂,我就是写不出来。

要不这样,你给我半个月奖金,我帮你梳理内容结构,给你写一份好了。这一年你都熬下来了,最后做个总结,要求真不算高,总不能跟钱过不去吧?即使你觉得老子年后就跳槽走人了,什么总结不总结,不做了。我也还是建议你,对自己负责一点,应该写。

负责任的主管应该会认真对待团队成员的年终总结,尤其是发现那些自己平时没注意到的地方,别人努力工作,如果被忽视了,这不公平。还应该从中发现一些潜在的问题,便于纠正自己的工作缺陷。但这说起来容易,做起来太难。要有同理心。多年媳妇儿熬成婆之后,有人反而学了坏毛病。

如果今年的年终总结没写好。明年怎么办?从现在开始,做好工作记录,不要只依赖自己的记忆,勤于回顾自己。到了年底,写起来自然轻松。这个,是最最重要的,你看到这句话就算没白看这篇文章。没有记录的话,到时候搜肠刮肚想回顾一整年的事情,非常有难度。

这个冬天有点冷,给大家送点暖意。


题图:Emile Pierre Branchard

这篇是我过去在知识星球的一次分享记录,此次重新发布经过整理与修改。

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